KPI là gì? Những kiến thức cơ bản cần biết về KPI

KPI là thuật ngữ được nhắc tới nhiều trong các chương trình marketing, truyền thông thương hiệu cũng như các các kế hoạch tương tự. Vậy chính xác KPI là gì và có ý nghĩa ra sao? Mời quý vị cùng đọc ngay chia sẻ sau đây để tìm ra lời giải đáp thỏa đáng.

Có thể nói rằng, dù là cá nhân hay bất cứ tổ chức nào, dù ở bước khởi đầu kinh doanh hay đã lâu năm trong nghề, bạn cần nắm rõ chính xác bản chất của KPI. Đây được xem như yếu tố cốt lõi giúp quý vị có được lợi nhuận và sự phát triển nhiều khởi sắc.

KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicators có nghĩa là “chỉ số đánh giá công việc”. Đây là kết quả mang tính định lượng, rõ ràng đánh giá hiệu suất, chất lượng của công việc mà một nhân viên đảm trách. Vĩ mô hơn nữa, chỉ số này giúp chúng ta nhận biết được tình hình hoạt động của công ty và biết chính xác họ hoàn thành được bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch đã đề ra trước đó.

Khá nhiều người lầm tưởng cho rằng KPI là con số liên quan tới lợi nhuận. Thế nhưng chỉ số này lại có những biểu hiện hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

  • KPI là các con số thống kê về doanh thu nếu công ty đặt mục tiêu kiếm tiền, tăng trưởng kinh doanh.
  • Ngược lại, đối với các công ty đặt mục tiêu xây dựng nhận diện thương hiệu, sự nhận biết về hình ảnh của doanh nghiệp đối với công chúng mục tiêu, KPI lại đo lường về khả năng nhớ và biết đến các thông điệp mà đơn vị này đã truyền thông.

Tóm lại có thể thấy, tùy vào từng doanh nghiệp và mục đích của các chiến lược, kế hoạch được triển khai mà KPI được thể hiện ở “muôn hình vạn trạng” khác nhau.

KPI có những loại nào?

Biết rõ KPI có những loại nào sẽ giúp bạn hiểu về bản chất của chỉ số này cũng như dễ dàng đặt ra mục tiêu chính xác cho từng chiến lược(ngắn và dài hạn) khi triển khai. Hiện nay, KPI được chia làm hai loại cơ bản bao gồm:

KPI dài hạn

KPI dài hạn còn được gọi với tên khác là KPI chiến lược. Đây là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc trong cả một chiến dịch dài hơi. Đó có thể là một năm, nhiều năm hoặc cả một gia đoạn lên tới vài chục năm. Việc tạo ra kế hoạch và chiến lược này còn phụ thuộc cụ thể vào từng doanh nghiệp.

KPI ngắn hạn

Khác với KPI dài hạn, KPI ngắn hạn còn có tên gọi khác là KPI chiến thuật. Đúng như từ ngữ đi kèm với chỉ số này, đây là các kết quả đo lường hiệu quả công việc trong thời gian ngắn.

Thực tế, KPI ngắn hạn và dài hạn có liên hệ mật thiết với nhau. Việc hoàn thành KPI ngắn hạn là yếu tố cốt lõi giúp các mục tiêu của KPI dài hạn được hiện thực hóa.

KPI có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp?

Dù xây dựng chiến dịch marketing nhỏ hay lớn với quy mô đa dạng thế nào đi chăng nữa, bạn cũng cần xác định rõ ràng các yếu tố như:

  • Mục đích triển khai( để tăng độ nhận diện thương hiệu, bán hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận,…)
  • Mục tiêu hướng tới(đối tượng nào, lứa tuổi ra sao, giới tính, nghề nghiệp và các đặc trưng khác,..)
  • Thông điệp(điều bạn muốn đối tượng mục tiêu nhận được)
  • Kế hoạch triển khai(thời gian tổng thể bao lâu, chia thành mấy giai đoạn)
  • Kết quả(kết quả cả chiến dịch, kết quả trong từng giai đoạn/thời điểm cụ thể ra sao).

Có thể thấy, sau khi vạch rõ được chiến dịch marketing với những hạng mục kể trên, bạn sẽ dễ dàng dự kiến được KPI bao nhiêu xứng đáng với công sức, thời gian, chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Cũng từ kết quả mà chỉ số đánh giá công việc mang lại, chúng tôi có thể biết được các yếu tố sau:

Đánh giá được sự hấp dẫn của thông điệp đã tạo ra

Sau khi chiến dịch kết thúc, bạn sẽ tính toán được tỉ lệ thông điệp gửi đi và phản hồi của đối tác/khách hàng trở lại chính xác là bao nhiêu so với tổng số phản hồi của công chúng mục tiêu.

Ngoài ra, chúng ta còn có thể thống kê thông qua các kênh tương tác, tỉ lệ phản hồi tổng thể và chi tiết(từ email, zalo, facebook,..) là bao nhiêu.

Từ đây bạn sẽ đánh giá được mức độ hấp dẫn của thông điệp. Điều này giúp chúng ta nhanh chóng nhìn được tâm lí của khách hàng, xu hướng lựa chọn của họ để có hướng xây dựng thông điệp, triển khai các chương trình marketing tiếp theo tốt hơn.

Đánh giá được độ nhận diện thương hiệu sau chiến dịch

Cũng chính từ kết quả kể trên, công ty còn đánh giá được sự lan tỏa thông điệp có hiệu quả đến đâu, bao nhiêu người đã biết về thương hiệu và hình ảnh sản phẩm/dịch vụ mà đơn vị đang cung cấp.

Bằng cách tạo ra các bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập thông tin, chúng ta còn biết được khả năng ghi nhớ và nhận diện thương hiệu của công ty đến đâu. Từ đây, nếu độ nhận diện chưa tốt, các phòng ban sẽ họp lại để tìm ra nguyên nhân(do chiến dịch chưa ấn tượng hay do bộ nhận diện kém đặc sắc, không có sự khác biệt,…) nhằm kịp thời điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp.

Tóm lại có thể thấy, dự vào KPI, công ty có được những thông tin sau:

  • Thứ nhất, đo lường kết quả, hiệu suất công việc sau mỗi chiến dịch marketing truyền thông nhậ diện thương hiệu hoặc bán hàng.
  • Thứ hai, xác định được nguyên nhân của những khuyết thiếu dẫn tới kết quả chưa như mong đợi để kịp thời điều chỉnh.
  • Thứ ba, có kế hoạch và những chiến lược tốt hơn trong tương lai.
  • Thứ tư, có những căn cứ minh bạch, thuyết phục để tạo ra chế độ lương thưởng phù hợp, công bằng.

Các bước xây dựng được hệ thống chỉ số KPI phù hợp với doanh nghiệp

Như đã trình bày kể trên, tùy vào từng doanh nghiệp mà chỉ số KPI có sự thay đổi, khác biệt đáng kể. Tuy nhiên, quy trình xây dựng chỉ số đánh giá công việc đều có bản chất như nhau. Cụ thể:

Bước thứ nhất, xác định ai là người sẽ đứng ra xây dựng KPI là gì?

Người đứng ra xây dựng KPI trong các doanh nghiệp thường là trưởng phòng, giám đốc, quản lí các phòng ban,…Đây là các cá nhân có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm, hiện đang nắm giữ các chức vụ quan trọng trong công ty.

Đối tượng kể trên có sự am hiểu tường tận về bản chất của hoạt động doanh nghiệp cũng như các thế mạnh, điểm yếu mà công ty có. Mặt khác, họ là những người hiểu rõ KPI là gì, vì sao cần xây dựng chỉ số này cũng như các vấn đề liên quan khác.

Bước thứ hai, xác định rõ nhiệm vụ của từng phòng ban

Muốn xây dựng chỉ số đánh giá công việc chính xác, người thiết lập KPI cần phải hiểu rõ chức năng của từng bộ phận trong công ty.

Đồng thời, họ cần xác định rõ vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên trong các phòng ban. Nhờ yếu tố này, chúng ta sẽ xây dựng tiêu chí KPI phù hợp với năng lực, vừa sức với từng người để mục tiêu không phải là các con số “trên trời” mà có thể hiện thực hóa dưới sự nỗ lực của từng cá nhân.

Bước thứ ba, xác định những yếu tố quyết định tới việc hoàn thành KPI

Để hoàn thành mục tiêu đã đề ra hay giúp các chỉ số đánh giá công việc đã có sớm được hiện thực hóa sau thời gian triển khai, bạn cần nắm rõ các KPI tổng thể phụ thuộc mạnh mẽ vào:

  • KPI của phòng, ban, bộ phận.
  • KPI của từng nhóm
  • KPI của từng cá nhân.

Bước thứ tư, đo lường, tổng kết và điều chỉnh

Sau khi đã xác định rõ các hạng mục kể trên, chúng ta đồng thời tiến hành các chiến dịch marketing đúng như dự định.

Đồng thời, bạn cần đo lường các công việc một cách rõ ràng, chính xác. Trước đó, chúng ta nên xây dựng khung nhận định chất lượng(mức nào tốt, trung bình, chưa đạt,..) để dễ dàng đánh giá kết quả.

Sau đó, các trưởng bộ phận tiến hành tổng kết, tìm ra nguyên nhân vì sao KPI chưa hoàn thành hoặc lí do nào giúp KPI vượt mục tiêu mong đợi. Từ đây chúng ta dễ có căn cứ thuyết phục để tạo ra nhiều kế hoạch, chiến lược phát triển công ty thông minh, mang đến lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp.

Làm thế nào để xây dựng được hệ thống chỉ số KPI chính xác?

Rất nhiều doanh nghiệp đã thành công lớn khi xác định chính xác được KPI của từng chiến dịch. Sở dĩ có điều này vì họ sử dụng triệt để công thức SMART. Đây là từ viết tắt của các tiêu chí:

S – Specific – Cụ thể: tức các chỉ số cần được cụ thể hóa, không chung chung, mơ hồ( đạt được bao nhiêu lượt share, có bao nhiêu phản hồi trong tổng số thông điệp đã gửi đi,…)

M – Measurable – Có thể thống kê được: các chỉ số có thể thống kê, thể hiện một cách trực quan, dễ hiểu thông qua con số chính xác, biểu đồ, sơ đồ, bảng biểu,…

A – Achievable – Có thể đạt được: việc xây dựng KPI cần dựa trên thực tế, có thể đạt được chứ không quá cao so với hiện trạng của doanh nghiệp khiến đó chỉ là những con số ảo.

R – Realistics – Khả thi: các chiến dịch, hạng mục cần thiết để KPI thành hiện thực mang tính khả thi, không quá khó khăn(tránh xây dựng KPI gặp cản trở vi phạm luật phát hoặc gặp phải yếu tố thiên tai,…)

T – Time-bound – thời hạn chi tiết: cần có thời hạn chi tiết khi nào bắt đầu và kết thúc chiến dịch lớn cũng như những chiến thuật nhỏ trong từng giai đoạn.

Kết luận

Vừa rồi là các chia sẻ nói về KPI. Thực tế, chỉ số này mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bởi:

  • KPI cho phép công ty nhìn rõ mục tiêu của mình là gì và dễ dàng tập trung vào các hoạt động cần thiết để hiện thực hóa nó, tránh mơ hồ, chung chung.
  • KPI giúp doanh nghiệp quản lí tốt công việc, nhân sự và có chế độ lương thưởng rõ ràng, đãi ngộ hấp dẫn và minh bạch, thuyết phục.
  • Chỉ số này có thể giúp bạn biết hướng để điều chỉnh các chiến dịch marketing phù hợp giúp công việc của doanh nghiệp ngày càng tốt đẹp hơn nữa.
  • Mặt khác, chính nhờ KPI, mỗi cá nhân trong tập thể làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm và động lực hơn. Đây cũng là lý do các mối quan hệ, liên kết giữa từng mắt xích trong hệ thống trở nên chặt chẽ.

Tuy vậy, vấn đề nào cũng có hai mặt, nếu doanh nghiệp chỉ áp dụng KPI mình đã vạch ra trong một thời gian dài, không có thay đổi, điều này có thể ảnh hưởng tới các đánh giá, khiến việc đo lường kém chính xác.

Vì lẽ đó, bạn nên cân nhắc và nghiên cứu thật kỹ các vấn đề liên quan đến chỉ số này để giúp ích cho sự phát triển của công ty hơn bao giờ hết!

Viết một bình luận